12/5(土)クリエイターのお祭りイベント「クリエイター祭り」オンライン開催!

フリラボを運営する株式会社クリエイティブユニバースが主催するクリエイター交流イベント「#クリエイター祭り」がオンラインイベントとして開催!交流会やグッズが届く有料枠と、Live配信で楽しむ無料枠があります!詳しくは公式サイトにて

陥りがちなトラブル・リスクを回避するテレワークの考え方

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2020年、コロナウイルスによってテレワークが導入が注目されています。上場企業のGMOも自宅勤務を実施したり、様々な企業が現在テレワークの実験的な導入をすることになりました。奇しくも働き方改革の大きなキッカケになったのではないでしょうか。

テレワークやより遠隔で仕事するリモートワークはフリーランスにとっては当たり前に知っておくべきことです。これまでもフリーランスを目指す方にテレワークの方法を教えてきた経験があります。

テレワークを簡単に始めるためのスキル、トラブルにならないための考え方について解説したいと思います。

【この記事を書いた人】
フリーランス・クリエイターの駆け込み寺
株式会社クリエイティブユニバースCEO
事業戦略クリエイティブプロデューサー
樫本祐輝(カッシー@strive
1985年生まれ 岡山出身大阪在住 Web制作会社→フリーランスWebデザイナー→ゲーム開発会社→マーケティング会社→NPO法人→再びフリーランス→フリーランス・クリエイター支援や法人向けコンサルティングで法人化。2012年よりフリーランスセミナーを大阪・東京にて開催中、2013年にフリーランス・クリエイターのクローズドギルド「TheCreative」を主宰。フリーランス・クリエイター支援に本格的に力を入れるため2017年に法人化。「#クリエイター祭り」など様々なイベントを開催する。家庭も大事にしずっと専業主婦の妻と3児のパパ。これまでお会いしてきたフリーランスは1,000人以上。詳しいプロフィールはコチラ

テレワークとは?

「tele = 離れた所」と「work = 働く」をあわせた造語です。働き方の一つでオンラインのツールを使って時間や場所の成約を受けずに働き方です。

主には在宅で子育てしながらの働き方や、営業職など移動が多い仕事の方などが円滑に働くための仕組みです。ITの進化により実現できる選択肢が増え、導入する企業も増えてきました。

似たような言葉で「リモートワーク」がありますが、より遠隔(例えば東京と地方、日本と海外など)での働き方を言います。

テレワークは誰でも始めてられるほど簡単なものではありません。ある程度必要なスキルや考え方があります。この作法を知っておかないと無駄に時間を食いつぶしたり、意思疎通のトラブルの原因になったりします。

チャット・ビデオ会議・電話・画面共有・リアル会議の目的別使い分け

オンラインで仕事をすすめる上で最初に覚えておいてほしいのは「コミュニケーション手段の使い分け」です。大前提としてテレワークの良いところは「非同期」で仕事が進むことです。

バラバラで仕事をするから効率が良いということを前提にした上でいつどういう形で連絡を取り情報を伝えるのか?この使い分けを知っておかないと逆に時間を失うことがあるため注意が必要です。細かい議論はチャットで永遠とするよりもビデオ会議や電話で10分で終わらせたほうがいいみたいなケースがあります。使い分けについて解説していきます。

基本はチャットベース

基本はChatWorkやSlackなどチャットツールで進行します。チャットによる非同期コミュニケーションで物事が進んでいきます。

注意が必要なのは文章が長すぎても何をすべきか伝わらないし、短すぎても伝わないことです。

必ず相手に伝わっているか?確認を取りましょう。普段慣れ親しんだ方同士だと「◯◯さんなら大丈夫だろう」というこの「きっと大丈夫だろう」という思考はとてもテレワークの上では危険です。

そのため「トラブルの原因の9割がコミュニケーション」と心がけましょう。

電話が有効なケース

電話はテレワークでは極力避けたい非推奨な連絡手段です。

主な使う時は次のようなケースです。

  • 超緊急時(今すぐ至急動いて欲しい要件など)
  • 「チャットだと温度感伝わらないから少し電話しても良い?」といった相手に確認が取れてやりとりするケース
  • チャットで残したくないやりとり(相手を怒らないといけない、感謝を直接伝えたいなど)

どうしても社長や営業職の方などは職業柄電話される方も多いかも知れませんが、テレワークのベースである「非同期で効率的に仕事を進める」という軸で考えると緊急性の高いことに電話は絞ったほうが良いでしょう。

ビデオ会議が有効な場合

ZOOMなどを用いたオンライン会議です。仕事を進めていく上で打ち合わせが必要な場合に開催します。

顔を出したくない方もいるかもしれませんが、表情が見えないというのは相手に伝わる情報が少なくなり、コミュニケーショントラブルの原因になりますので基本ビジネスの場では顔を出すことが前提にしましょう。

ノートパソコンにマイクは標準でついているかも知れませんが、可能であればテレワーク専用にマイクを購入を推奨します。自宅にいる場合、家族の音や傍を通る車の音など環境音など声以外の音が入ってくると会議はとても進行しにくくなります。

また、静かな部屋であればAppleのAirPodなどイヤホン付属でも十分でしょう。なるべく初めてのオンライン会議の前に自分で音声テストしておきましょう。ZOOMの設定画面でマイクテストとしてレコーディングして確認できる機能があります。

画面共有が有効な場合

ZOOMには画面共有機能があります。例えばWebサイトのこの部分を修正したいとか、このソフトの使い方がわからないといった「見る」という情報が含まれるやりとりは画面共有したほうが早いでしょう。

リアル会議が有効な場合

とはいえ、やはりリアルで対面で会議すべきケースもあります。ポストイットやホワイトボードを使ってアイデア出しや、とても大事な話し合い(書類のやり取りがある契約など)など。会社の大事な方針を伝えたいなどライブ感や熱量を伝えたいといった場合です。

会話しやすいファシリテーション力

意外と必要なのがチャットの温度感・空気感を作るファシリテーションが必要なことです。

ファシリテーション(英: facilitation)は、参加者の発言や参加を促したり、話の流れを整理したり、振り返りは学びを最大化するような役目を担うスキルです。

何日も誰も発言していない、誰かの返事を返していない、硬い文章ばかりで気軽に発言しにくい、上司などの目が気になるなどいくつかの要因があるでしょう。

絵文字やスタンプを使ったり、発言を促すために定期会議を設定したり、面白い情報や役立つ情報など共有したりとそのチャット管理者のファシリテーションによってチャットの円滑さが変わります。

明確なマイルストーンや目標の設定

テレワークの良いところは非同期でそれぞれが自分にとって効率の良い方法で働くことができることです。

だからこそいつまでに何をすべきかといった仕事における要件は明確にしておく必要があります。過去に共有したからと安心してはだめです。大事な情報は定期的に共有したり「見過ごしたとは言わせない」ぐらいの気持ちが大事です。

ある程度の情報を用意しておかないと作業が進みすぎて手持ち無沙汰になってしまったり、せっかくの時間を有効活用できなくなってしまいます。

夜間や休日など対応できない時間を設定しよう

いつでも仕事をしていいテレワークだと一定数「いつでも対応しないといけない」と感じてしまうタイプの方がます。

よくあるのは今日はもう仕事終わったのに、依頼者から連絡が来た。明日の作業でもいいけど内容が気になる・・・といったケースもあるでしょう。そのためChatWorkやSlackにはおやすみモードやオフタイムなど通知を受け付けない設定が可能です。

自由だからこそ、自分でルールを作って対応しなければいけないことを理解しておきましょう。
また、本当に緊急な要件は上述のように電話するなど確認を取りましょう。くれぐれも「急ぎの情報だけど確認したら作業進めてくれるだろう」といった他人を都合よく期待せず、ポイントを抑えた仕事の進め方を心がけましょう。

覚えておくと良い機能「キャプチャの貼り付け」

スクリーンキャプチャ(画面を保存すること)をChatWorkやSlack、Googleドキュメントはそのまま画像として貼り付けることができます。これを知っておくと指示出しがとても楽になりますので知っておきましょう。

Macのクリップボードにキャプチャする場合
「Cmd」+「Shift」+「Ctrl」+「3」(画面キャプチャ)
「Cmd」+「Shift」+「Ctrl」+「4」(画面部分キャプチャ)

Windowsのクリップボードにキャプチャする場合
「PrintScreen」(画面キャプチャ)
「Alt」+「PrintScreen」(アクティブなウインドウのキャプチャ)

上記ショートカットを使った状態で、ChatWork・Slack・Googleドキュメントなどので貼り付け(Mac:Cmd+V、Win:Ctrl+V)するとそのまま画像を貼り付けることができますのでとても指示に便利なので覚えておいてください。

良い情報はチャットに、誰かを攻めたり怒る等の場合は個別に

チャットで喧嘩したりほど見苦しいものはありません。良い情報はオープンに投稿すると良いと思います。しかし、相手を怒る、言い合いになる場合やピリピリした議論などはオープンなチャットですべきではありません。

チャットはログが残るのでそれを見返すたびに嫌な気持ちになったり、その議論のチャットの途中で意見や連絡事項など口出ししにくい空気になってしまいます。

時間が長引く、他の人に良い影響を与えないと感じた場合は電話やビデオ会議に切り替えるなど使い分けましょう。

必要なツール

オンライン会議ツール「ZOOM(ズーム)」

昔はSkype(スカイプ)が有名でしたが近年ビデオ会議で地位を確立してるのがZOOM(ズーム)というサービスです。

実際に20人を超えるようなオンライン会議でちゃんと軽快に動いてくれたのがZOOMでそれ以来ずっと使っています。

Skypeなどで煩わしいのは、アカウント登録して交換してグループ作って・・・とやっていましたがZOOMは主催者が立ち上げてURLを共有すればインストールして参加できるのでとても導入や会議の準備が楽です。

定番の画面共有やホワイトボード機能、動画のレコーディング機能など必要かつ便利な機能が揃っています。

ZOOMは無料プランだと1対1のビデオ会議はできますが、3人以上の会議の場合は40分の制約があります。

個人的にはグループを分けることができるブレイクアウトルーム機能には驚きました。

共同編集が可能な無料議事録ツール「Googleドキュメント」

会議を進めていく上で重要なのが資料を共有したり議事録を取ることです。Googleのアカウントがあれば利用できます。

Googleドキュメントであれば無料で利用でき、URLを共有したメンバー全員と同時に編集が可能なので議事録の負担を最小限に抑えることができます。誤字や聞き間違いがあればフォローし合うことが可能です。

気になることにコメントを付けたり、修正した差分を表示できたりととても便利です。

議事録を共有・記録しておかないと「その話聞いてない」など主張する人がでてきたりなど仕事を進めていく上でトラブルの防止に繋がります。

チャットツール(ChatWork・Slackなど)

仕事を円滑に進めていく上でメールはとても遅くて非効率です。そのためビジネスチャットツールというサービスを利用して仕事を進めていくのですが2020年現在では国産の「ChatWork(チャットワーク)」やIT業界御用達の「Slack(スラック)」などが有名です。

ITリテラシーが高い組織やチームであればSlackはとても便利です。今後バックオフィスの自動化であるRPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)などにおいて、Slackの拡張性や連携できるサービスの数は頭一つ飛び抜けています。

しかし、Slack特有の「チャンネル」「スレッド」「スター」など作法を覚えるのに苦労する方も多いです。

そのため非IT層には日本企業が開発しているChatWorkのほうがオススメです。Slackはコミュニティとしてのチャットツールとして特化していますが、ChatWorkはメールの代わりに使えるツールとして上場も果たすほど拡大しているビジネスチャットツールです。

それぞれのツールで無料・有料の違いなどはコチラの記事が参考になります。

テレワークに必要な考え方は「相互扶助」

テレワークの醍醐味は、それぞれが自分のパフォーマンスを考えて働き方を考えたり実施することができることです。

だからこそ自分が楽で終わらずに、チームにとって楽で生産性ある働き方ができるように互いにに理解・協力・助け合う「相互扶助」の気持ちが必要です。

本来テレワークは仕事の確率や互いの信頼があって成り立つものであり、能力や信頼がない人が最初からテレワークを使いこなせる方は少ないでしょう。

しかし、普通の会社員であれば通勤時間からの開放、外食しなくて済むなどコスト削減、無駄な会議や出かける用事が減るなど一定のメリットも多いでもしもテレワークを導入したければ、事前にオンラインで仕事をするのと同じ働き方をリアルの働き方にも導入すると良いでしょう。

気をつけるべきは「油断」

長年フリーランス支援をしてきた中で、テレワーク・リモートワークで起こるトラブルは大半はコミュニケーションの問題です。

では、どうしてそんなトラブルが起こるのかと言えば、次のような感情があるからです。

  • いつもの◯◯さんだったら大丈夫だろう
  • チャットで送られてきたやつをあとで見返せるから大丈夫
  • 自由に働けるから時間ある時にやろう
  • チャットに書いたからきっと確認してるだろう

このように自宅で仕事をするとなると「油断」する理由がたくさんあります。

これまでたくさんのオンラインでのプロジェクトに関わってきた中でよくあるケースとして意思疎通がちゃんとできていないまま楽観的に進行して後半とても大変な目に合うパターンは珍しくありません。

リアルのコミュニケーション力がある方がオンラインで優秀とは限りません。改めて新鮮な気持ちで最新の注意を持つことを推奨します。対面で会って話すと簡単だったことがオンラインでのやりとりだと気が付かないことはたくさんあります。

「こんなこと聞いていいのかな?」
「今送ったら忙しいだろうな・・・」

と、相手を気にしてコミュニケーション不足に陥るとトラブルの確率が上がるので相手にちゃんと情報が伝わっているか気をつけましょう。

テレワークで大事なのは「本当に大丈夫かな?伝わってるかな?」という気持ちを忘れないことです。

以上

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